Тяжело смотреть, когда кто-то делает ошибки, особенно если вы уже знаете, как их избежать. Молчать, когда кто-то ошибается (или просто делает что-то не так, как вам нравится), еще сложнее. Это не значит, что у вас есть предлог для микроменеджмента. Микроменеджмент — это стиль управления с предельным контролем. Такой стиль деморализует и убивает инициативу, так как стремление контролировать выполнение плана создает больше проблем в долгосрочной перспективе.
Вот почему рассмотрим такие вопросы:
- Что такое микроменеджмент
- Плюсы и минусы
- Как выявить микроменеджера
- Как заменить микроменеджмент методом OKR (Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты, ЦКР)
- Использование процессов для устранения необходимости микроменеджмента
Приступим!
Что такое микроменеджмент?
Микроменеджмент — это в точности то, как оно звучит; это когда кто-то старается лично контролировать и мониторить все, что делается в команде, в конкретной ситуации или на определенном месте.
Иногда это полезно (в небольших проектах), но чаще всего приводит к тому, что менеджер не видит общую картину и раздражает команду своим контролем.
Предположим, вы получили задание. Обычно это означает, что ваш менеджер дает вам задание, спрашивает, нужно ли вам что-либо, и указывает срок выполнения. После этого в вашу работу никто не вмешивается, хотя при необходимости вы можете поговорить с менеджером.
Если вместо этого руководители занимаются микроменеджментом, они будут либо следить за каждым вашим шагом, либо требовать отчет о проделанной работе чаще, чем это необходимо. Они, скорее всего, будут наказывать вас за малейшую ошибку или за выполнение задачи не так, как это сделали бы они. Если вы чувствуете, что кто-то всегда следит за вашей работой, выискивая ошибки или отклонения без серьезной причины, ваш босс, скорее всего, является микроменеджером.
Если вы чувствуете, что кто-то всегда следит за вашей работой, выискивая ошибки или отклонения без серьезной причины, ваш босс, скорее всего, является микроменеджером
Плюсы и минусы микроменеджмента
Микроменеджмент — это не всегда плохо.
Отслеживать операции и стараться мониторить и управлять ими бывает полезно (а то и необходимо), когда команда маленькая. Проблемы возникают, когда компания растет и менеджер уже не может эффективно справляться со всеми элементами.
Плюсы микроменеджмента
Хотя отрицательные стороны микроменеджмента очевидны, он может быть оправдан в небольших командах и конкретных ситуациях. А именно, микроменеджмент:
- обеспечивает больший контроль над операциями;
- позволяет точно знать показатели и сроки выполнения;
- может помочь вновь нанятым сотрудникам освоить работу;
- обеспечивает надежность выполнения сложных операций.
Микроменеджмент означает полный контроль над работой. Менеджер требует от каждого отчитываться о ходе выполнения и проверяет, что все сделано по его стандарту. Это, в свою очередь, отлично подходит для руководства небольшими командами и новыми сотрудниками. Дополнительные инструкции и рекомендации помогают новым сотрудникам быстрее войти в курс дела; и небольшие команды могут работать слажено, не добавляя менеджеру лишней нагрузки.
Другими словами, пока информации не слишком много, микроменеджмент может быть эффективным подходом. Существуют также преимущества микроменеджмента при работе с очень сложными или индивидуальными заказами. Обычно они требуют соблюдения большого количества инструкций в соответствии с требованиями заказа, что можно сделать, используя микроменеджмент. Проблемы возникают, когда команды становятся крупнее или когда сотрудники начинают чувствовать давление.
Минусы микроменеджмента
Перейдем к минусам, то есть основным причинам, почему слово «микроменеджмент» воспринимается как несущее негативный оттенок. Итак, микроменеджмент:
- раздражает сотрудников;
- провоцирует ошибки с обеих сторон;
- не масштабирует вообще (не работает на этапе роста);
- не позволяет менеджерам видеть общую картину;
- подрывает доверие сотрудников;
- утомляет (приводит к выгоранию) менеджеров и команды;
- формирует зависимость сотрудников от контроля;
- увеличивает текучесть кадров.
Даже если вы работаете в небольшой команде, представьте, как вы будете реагировать, если руководитель будет постоянно требовать отчет о ходе выполнения задачи (часто ненужный), следить как ястреб за вашей работой, критикуя ошибки и отклонения от его правил.
Скорее всего, вас это сильно выведет из себя. Меня бы точно вывело.
Когда вы используете микроменеджмент, вы, тем самым, даете понять, что не доверяете сотрудникам, не позволяете работать самостоятельно и получать хорошие результаты. Это то, что раздражает людей и наносит ущерб доверию к вышестоящим руководителям.
Микроменеджмент также препятствует любой самостоятельной работе и принятию решений в команде. Ведь нельзя быть уверенным в своих действиях или выборе, если все, что вы делаете, тщательно изучается и «исправляется».
Микроменеджмент также препятствует любой самостоятельной работе и принятию решений в команде
Другими словами, микроменеджмент не только вызывает обиду сотрудников. Работники теряют способность работать самостоятельно. Они становятся зависимы от микроменеджмента. Наконец, микроменеджмент никоим образом не масштабирует, то есть не способствует росту. Представьте, кто-то тратит каждую секунду своего времени на ревизию мелких деталей работы команды. Масштабирование означает, что команда будет расти или расширяться (брать на себя новые обязанности). Или расти будет объем информации.
Наступает момент, когда микроменеджер не может угнаться за всеми изменениями, что приводит к ошибкам из-за недосмотра или выгоранию.
Как определить микроменеджера
Мы рассмотрели плюсы и минусы микроменеджмента, но не всегда легко увидеть, когда эта практика используется. Особенно когда вы являетесь микроменеджером (или объектом микроменеджмента). Нельзя прополоть сад с закрытыми глазами. Вы должны уметь увидеть и выявить проблему, иначе вы рискуете причинить больше вреда, чем принести пользы.
В этой связи большинство микроменеджеров имеют несколько (не всегда все) следующих общих черт:
- как правило, не делегируют;
- если делегируют, то любые задания переделываются, если замечена ошибка;
- не любят, когда решения принимаются без их участия;
- фокусируются на мелких деталях, а не на общей картине;
- большая часть их времени (или все время) тратится на наблюдение за другими;
- игнорируют мнение и/или опыт других;
- требуют частых докладов о ходе работы (даже если проект не относится к ним);
- часто недовольны результатами.
Помните, что если команда достаточно мала, то черты микроменеджмента не обязательно являются плохими. Проблема возникает, когда команда расширяется и методы управления не адаптируются к новому объему операций.
Делегирование также является показательной характеристикой, поскольку большинство микроменеджеров не будут делегировать задачи, которые они не должны делать, или будут возвращать себе делегированные обязанности, если они не удовлетворены результатами.
Этот подход является заманчивым и встречается у многих начинающих предпринимателей, когда их компания только начинает расти. Они делают то, что им нравится (например, кодирование), но когда компания растет, им приходится проглотить горькую пилюлю и делегировать работу, даже если они не любят этого делать.
Как заменить микроменеджмент методикой ЦКР
Цели и ключевые результаты (ЦКР) — это методика управления, которая обеспечивает все полезные элементы микроменеджмента без необходимости полного контроля.
ЦКР, как правило, задаются каждый квартал, что позволяет команде переориентироваться на ключевые цели и способы их достижения. Это делается следующим образом:
- задается несколько (обычно не более пяти) целей для исполнителей (для команды или сотрудника);
- определяется, являются ли цели выполнимыми, поддаются ли количественной оценке, имеют ли срок выполнения и амбициозны ли они;
- определяются до четырех измеримых результатов для каждой цели;
- результаты должны быть трудными, но достижимыми, измеримыми и приводить к достижению целей.
Хотя это обычно делается с помощью специального программного обеспечения ЦКР, тот же результат может быть достигнут с помощью немного больших затрат времени и бумаги. Если цели согласованы менеджерами и сотрудниками и признаны релевантными, измеримыми и сложными (но достижимыми), все должно получиться.
После того как цели и результаты заданы, можно проводить общие регулярные встречи (скажем, один или два раза в неделю) для представления отчета и обратной связи по своим ЦКР.
Обратите внимание на словосочетание «обратная связь». Это не улица с односторонним движением, каким является микроменеджмент.
Это также не метод определения высоких целей и ожиданий их полного завершения. В идеале цели — это участки работы, чтобы максимально использовать усилия вашей команды, они не должны быть полностью завершены. Таким образом, если задача выполнена на 75–80%, цель обычно можно считать достигнутой, если на 100% — попробуйте в следующий раз установить планку выше.
Документируйте, не будьте микроменеджером
Еще одна отличная альтернатива микроменеджменту — документирование ваших рабочих процессов. В сочетании с ЦКР (или отдельно) этот метод может полностью устранить необходимость и желание использовать микроменеджмент в команде.
Микроменеджмент заманчив, так как обеспечивает контроль. Тот, кто несет ответственность, должен сосредоточиться на стратегии высокого уровня, но он не хочет отказываться от возможности проверять работу отдельных членов команды и прогресс проекта.
Запись метода для выполнения общих задач дает каждому конкретное указание. Это устраняет любую путаницу, связанную с их задачами. В то же время менеджер знает, что работы выполняются по его стандартам.
Беспокоитесь о том, сколько времени потребуется и как трудно будет писать и формализовать ваши процессы?
Наша платформа позволяет быстро записывать списки задач в виде сохраненных шаблонов (templates). Вы можете включать больше или меньше деталей, используя изображения, видео, поля формы (form fields) и многое другое.
После этого шаблоны можно запускать как отдельные контрольные списки (checklists). Они позволяют вам отбирать свои задания по мере их завершения и записывать выполненные задачи.
Менеджеры могут затем открывать предыдущие контрольные списки, чтобы быстро их просмотреть или использовать нашу функцию обзора шаблонов (template overview), чтобы просмотреть сводку каждого контрольного списка из заданного шаблона.
Я еще не рассказал о преимуществах автоматизации бизнес-процессов (business process automation), но думаю, что вы можете посмотреть сами.
Микроменеджмент не стоит хлопот, которые он создает.
Вот почему документирование процессов намного эффективнее.
Даже если у вас малый бизнес, документирование процессов дает вам все преимущества микроменеджмента и устраняет его недостатки. Сотрудники получают инструкции, но сохраняют достаточно автономии, чтобы чувствовать себя независимо.
